Matrics (Modulo Assistenza Tecnica - Rapportini Intervento, Contratti e Servizi) è un modulo che permette di gestire l'assegnazione e rendicontazione degli interventi di assistenza tecnica, la gestione degli impianti e dei contratti con relativi schemi di manutenzione periodica programmata o straordinaria.

Matrics è un modulo per la parte “interventi sul campo”, con backoffice integrato al gestionale e disponibile per le fatturazioni dei rapporti di assistenza, operante sulla base del software gestionale OndaiQ/OceanoiQ.

Il sistema affronta le problematiche che riguardano le Aziende di manutenzione (impianti e/o dispositivi), che eseguono interventi presso il cliente o laboratorio, rilasciando al cliente dei “Rapporti di intervento tecnico” dettagliati.

Permette di :

• gestire lo storico impianti,
• disporre della manualistica in consultazione,
• definire l'utilizzo di materiali e/o pezzi di ricambio,
• imputare le ore e le note di intervento
• eseguire operazioni pianificate su “template”
• tenere sotto controllo gli extra fatturabili e le scadenze dei contratti

Inoltre comunica, attraverso un calendario tecnici, le assegnazioni da/verso il backoffice segnalando

• gli interventi eseguiti,
• le eventuali rettifiche
• le urgenze assegnate/da assegnare

analizzando le agende di ciascun operatore e permettendo il tempestivo reperimento del tecnico più vicino o disponibile. Il tutto in un’interfaccia semplice da utilizzare e simile al gestionale in uso all’azienda. La gestione gerarchica degli utenti permette di definire chi può vedere le agende dei tecnici, o limitare la visibilità alla sola agenda definita, così da impedire sovrapposizione e accesso a dati non autorizzati, nel rispetto delle normative vigenti.
La soluzione implementa un sistema di manutenzione per tecnici di diversi tipologie di settori, programmabile e configurabile a piacere del cliente e secondo la specificità del prodotto. La procedura, partendo dalla base anagrafica di OndaiQ/OceanoiQ (Clienti, Tecnici, Articoli) estende le funzionalità creando una struttura di 3 livelli:

• Cliente Intervento: che fa riferimento ad un cliente di fatturazione, anche diverso
• Impianto o Filiale: luogo o sezione di riferimento per pianificare gli interventi
• Macchinari: oggetti su cui viene eseguito l’intervento

A questa suddivisione viene agganciata la gestione dei contratti, ovvero delle prestazioni concordate con il cliente relative agli impianti in assistenza. Per ciascuna filiale/impianto possono essere eseguite prestazioni afferenti a diverse capacità, con tipologie differenti e periodicità specifiche; per ciascuna delle prestazioni sono previsti dei template di “acquisizione dati”, programmabili dal cliente a seconda della propria tipologia, che possono essere poi ampliati o modificati con le richieste/accordi del cliente specifico, durante la compilazione dello specifico contratto.

Una ulteriore peculiarità del contratto è la possibilità di definire la periodicità della fatturazione concordata e la rateazione del valore del contratto, collegando le scadenze alle fatture ad esse relative.
Dati i default, che agevolano la gestione “ordinaria”, sia le periodicità degli interventi che quelle della fatturazione possono essere analizzati e gestiti, per gestire le condizioni “particolari”. Al termine della configurazione del contratto ,analizzando le strutture delle periodicità si possono pianificare gli interventi “programmati”, ovvero quelli previsti contrattualmente.
Oltre agli interventi pianificati, nella quotidianità di un servizio di assistenza, esiste la possibilità che un cliente chiami per una delle seguenti condizioni:

• prestazione non prevista da contratto
• cliente senza contratto

in ogni caso che possa essere assimilato a queste tipologie (es: guasto fuori garanzia, rotture improvvise, ecc) tali prestazioni vengono classificate come “interventi straordinari”, ovvero non facenti parte della pianificazione; questi vengono inseriti in agenda dei tecnici a cura di chi riceve la chiamata, o di un responsabile deputato, che faccia un’analisi della posizione dei tecnici e del loro impegno per evitare sovraccarichi o assegnazioni “fuori zona”. Gli interventi straordinari, non essendo prevedibili, vengono comunicati ai tecnici in “tempo reale”, per permettere la gestione delle urgenze. Ovviamente essendo interventi “straordinari” non hanno necessità di un template associato. Attraverso il calendario chi gestisce la maschera interventi straordinari può assegnare il tecnico in modo massivo, in tal modo verranno creati gli appuntamenti per ciascuno in agenda. In alternativa ogni appuntamento può essere assegnato al tecnico singolarmente: nella maschera del calendario si riserva una parte della form (sotto alla griglia delle date) per la visualizzazione dell'elenco interventi “non pianificati ancora da programmare” (perché manca il tecnico o perché non è stata definita la data intervento). Da questa è possibile assegnare la data ed il tecnico selezionando una casella del giorno prescelto dalla griglia.