“Quando mi hanno assegnato il compito di riorganizzare i processi in Toshiba tramite l’introduzione di nuovi sistemi informatici – ci spiega il Project Manager Gianluca Caffaratti – ho trovato una realtà in confusione. Le procedure aziendali non erano applicate, nessuno aveva idea né dei flussi né tantomeno di dove reperire le informazioni che servivano. Da più di dieci anni non veniva fatto nessun investimento in ambito IT.
Questo voleva dire per Toshiba riorganizzare tutti i processi in essere, mettendo in atto un vero e proprio progetto di rieducazione e training del personale per adeguarlo alle nuove operatività.
Cliente
Toshiba T&D Europe
Profilo Cliente
La storia di Ansaldo comincia nel 1853 a Genova, molto prima di entrare a far parte, nel 2011, del gruppo Toshiba Corporation. Lo storico marchio ha avuto gli albori dalle vecchie caldaie a vapore,della rivoluzione industriale, vivendo anche il tempo della cantieristica navale e dell’industria bellica. Nel 1984 nasce Ansaldo T&D come divisione del Gruppo Ansaldo (ora Gruppo Finmeccanica): società di ingegneria e costruzione di sottostazioni elettriche, con oltre 200 progetti realizzati in 80 paesi. Dal 2008 Ansaldo T&D diventa un importante attore nel mercato italiano nel settore delle energie rinnovabili, principalmente nella realizzazione di parchi fotovoltaici “chiavi in mano”. Ad oggi vanta la realizzazione di progetti per oltre 35 MW ed un portafoglio di oltre 25 MW. Dal 2011 Ansaldo T&D entra a far parte del gruppo Toshiba Corporation e opera nel campo degli impianti Smart Grid utilizzando la tecnologia Toshiba.
Esigenza del Cliente
“Quando mi hanno assegnato il compito di riorganizzare i processi in Toshiba tramite l’introduzione di nuovi sistemi informatici – ci spiega il Project Manager Gianluca Caffaratti – ho trovato una realtà in confusione. Le procedure aziendali non erano applicate, nessuno aveva idea né dei flussi né tantomeno di dove reperire le informazioni che servivano. Da più di dieci anni non veniva fatto nessun investimento in ambito IT. Nell’agosto 2011 abbiamo quindi iniziato l’inevitabile processo di riorganizzazione aziendale, con una mission ben chiara trasmessa dal management giapponese: lavorare in gruppo”. “Prima di rivolgersi a noi – ci spiega Marco Vitantoni di EdiSoftware – Toshiba aveva una realtà frammentata perché i processi erano coordinati tramite un sistema personalizzato, trattato in outsourcing. La parte contabile e la parte vendite venivano gestite, inoltre, da due software differenti con il risultato che le tempistiche per avere le informazioni si allungavano in maniera drammatica e comunque i dati utili erano di difficilissimo accesso. L’esigenza primaria era dunque quella di riorganizzare e, al contempo, snellire il flusso operativo dei documenti tenendo sotto controllo le autorizzazioni nei documenti del ciclo passivo. Con progetti che arrivano infatti anche ad un valore di 40.000.000 di euro, avere una corretta gestione delle autorizzazioni può significare la riuscita o meno dell’intero progetto”. Questo voleva dire per Toshiba riorganizzare tutti i processi in essere, mettendo in atto un vero e proprio progetto di rieducazione e training del personale per adeguarlo alle nuove operatività.
Perchè il Cliente ci ha scelto
Il risultato della software selection che ha portato alla scelta di oceanoiQ di EdiSoftware è arrivato l’1 settembre 2011 e le direttive erano quelle di arrivare all’1 gennaio 2012 con lo start up funzionale” ci spiega il dott. Caffaratti. La prima fase del progetto ha avuto quindi l’obiettivo di velocizzare il flusso documentale soprattutto per quanto riguarda l’iter di autorizzazione dei documenti di acquisto. Si sono innanzitutto identificati tutti i processi “Core”, riconducibili a quelli inerenti le Commesse si Vendita e gli uffici sono stati suddivisi in gruppi per macro-competenze in modo da sviluppare i vari livelli di accesso al sistema. Il flusso dei dati parte con la Gestione della Commessa a cui viene attribuito a sistema un budget a preventivo. Alla firma del contratto, è compito dei singoli uffici di competenza completare ed approvare il Preventivo di Commessa per renderlo operativo. Si procede con l’inserimento della Richiesta di Acquisto (RDA) da parte del richiedente e con l’approvazione da parte del suo diretto superiore, il tutto in maniera automatizzata. Le offerte di acquisto vengono inserite tutte in oceanoiQ in modo da tracciarne i contenuti e, una volta scelta la più opportuna, questa viene trasformata in ordine di acquisto e firmata elettronicamente per approvazione. L’originale e eventuali contratti in essere vengono allegati al gestionale tramite l’apposita TAB di Gestione degli allegati. Tutte le fatture passive vengono inserite a sistema ed inviate poi in formato elettronico per l’approvazione del responsabile della commessa a cui segue un invio all’ufficio acquisti che effettua la validazione elettronica. Il ciclo si chiude con l’ufficio tesoreria che controlla le fatture inserite ed autorizzate per provvedere ai pagamenti. “Grazie ad oceanoiQ – conclude Caffaratti – ogni processo aziendale è finalmente tracciato. Confesso che non è stato tutto semplice, soprattutto per quanto riguarda il personale: è stato necessario un vero e proprio lavoro di training per scardinare le vecchie abitudini ed in questo abbiamo avuto il costante sostegno di EdiSoftware, che ci segue anche sotto questo aspetto. Oggi possiamo dire di essere molto soddisfatti per essere riusciti ad impostare un flusso operativo che ci consente di snellire di molto i processi e risparmiare in termini di tempo. Inoltre, la delicata gestione delle autorizzazioni al pagamento, è del tutto automatizzata in modo da consentire un regolare svolgimento delle attività di approvvigionamento dei materiali e garantire il rispetto dei tempi della Commessa”.
