Prima dell’introduzione di ELO DIGITAL OFFICE, Medit gestiva le commesse attraverso una serie di procedure: alcune realizzate in Lotus Notes, altre realizzate in Microsoft Excel, ed altre ancora nel sistema gestionale: le stesse informazioni dovevano essere ogni volta inserite più volte in altrettante differenti procedure. Oltre che richiedere molto tempo per l’inserimento, questo comportava che in fase di ricerca delle informazioni stesse, era necessario accedere ai diversi sistemi utilizzando per ciascun documento le proprie chiavi di ricerca, senza disporre di collegamenti univoci per agganciare i vari documenti correlati.
L’introduzione di ELO DIGITAL OFFICE è stata preceduta da una fase di analisi dei processi, che ha consentito di identificare le procedure più lineari ed efficaci per la gestione delle informazioni durante l’intero ciclo di vita della Commessa: dalle fasi di avvio in cui le informazioni sono incomplete, alle fasi successive in cui le diverse aree dell’azienda sono coinvolte ognuna per la sua specificità.
Il primo passo è stato identificare una chiave univoca che consentisse di collegare i documenti della stessa commessa, quindi è stata realizzata una versione “prototipo” del sistema sulla quale i Key Users hanno potuto verificare l’operatività, ed è stato così possibile valutare le procedure più efficaci per ridurre al minimo l’attività di inserimento da parte degli utenti.IN SINTESI:
- I documenti generati dal sistema gestionale sono acquisiti in automatico da ELO, inclusi i documenti passivi ricevuti in formato elettronico (vedi le fatture XML).
- ELO DIGITAL OFFICE accede in automatico agli archivi del sistema gestionale per recuperare le chiavi (meta-dati) necessarie per collegare i documenti: ai meta-dati delle fatture elettroniche, ad esempio, sono aggiunte le informazioni relative al numero della commessa, agli ordini o ai DDT collegati).
- ELO DIGITAL OFFICE genera in automatico le strutture di cartelle che conterranno i vari documenti, alcune delle quali saranno gestite in automatico dal sistema.
- L’archiviazione dei documenti di commessa da parte degli utenti avviene mediante semplici azioni di trascinamento all’interno delle strutture predefinite, senza bisogno di inserire informazioni aggiuntive; è la struttura che mantiene i collegamenti tra tutti i documenti di una stessa commessa.
- I documenti possono essere archiviati e ricercati utilizzando un semplice browser Web o l’App mobile di ELO.
- Le interazioni tra le varie aree aziendali (in particolare Presales, Sales, Customer Service, Amministrazione, Ufficio Acquisti e Controllo di gestione) avvengono nell’ambiente di workflow ELO, integrato col sistema di email aziendale Lotus Notes
Cliente
MEDIT SRL
Numero Dipendenti
70
Indirizzo Cliente
Via San Marco 21 - Milano
Profilo Cliente
MEDIT è in prima linea con una realtà fortemente dinamica ed in continua evoluzione e crescita; nel campo delle tende e delle schermature solari progetta idee e mette a punto soluzioni al servizio di chi disegna architetture e scenari di vita. MEDIT è inoltre ideatrice di soluzioni innovative in ambito sostenibilità e sinergia domotica; la competenza trova particolare applicazione nel primo software “ Solar Blind”, che calcola l’esatta riduzione del carico termico nella combinazione vetro-tenda-posizione geografica e aiuta nella scelta del prodotto ideale per garantire il massimo comfort luminoso all’utente finale.
Esigenza del Cliente
Collegare tra loro i documenti riconducibili ad una stessa commessa, in modo tale da potere trovare tutti i documenti a partire dalla chiave identificativa univoca Utilizzare un’unica procedura per archiviare tutti i documenti che riguardano una stessa prestazione, senza che vi sia duplicazione delle informazioni Archiviare i documenti di una commessa nella maniera più semplice possibile, effettuando il minor numero di azioni Automatizzare il più possibile l’archiviazione dei documenti, recuperando in automatico dal sistema gestionale tutti i dati che è possibile valorizzare senza intervenire con azioni manuali Archiviare documenti anche in mobilità: il tecnico può avere l’esigenza di archiviare immagini acquisite direttamente in cantiere. Gestire flussi operativi differenziati per le commesse relative ad appalti, in cui occorre presidiare un periodo di aggiudicazione transitoria caratterizzato da informazioni amministrative non complete Consentire alle diverse funzioni aziendali interessate l’accesso semplice e diretto ai documenti: tecnici dedicati al pre e post vendita, customer service, amministrazione, ufficio acquisti e controllo di gestione
Perchè il Cliente ci ha scelto
"Con Macro Group abbiamo avuto al nostro fianco un partner fidato che ha risposto in maniera eccellente ai nostri dubbi e alle nostre domande su ELO ECM Suite. La disponibilità di tutte le informazioni rilevanti per la gestione all’interno di un sistema centrale offre all'azienda di Milano un vantaggio competitivo decisivo. Attendiamo con interesse di scoprire quali altri progetti Medit realizzerà in collaborazione con ELO Digital Office e Macro Group: la rivoluzione silenziosa continua." Daniela Castellazzi, Responsabile EDP, Medit Srl
