Qual’è il miglior software gestionale per azienda?
Esiste un software gestionale migliore di tutti gli altri?
In generale, come scegliere il software gestionale più adatto?

Il miglior software gestionale per la tua azienda: ecco come sceglierlo

E’ molto difficile stabilire quale sia il software gestionale migliore in senso assoluto, perchè quando parliamo di software (ed in particolare di applicazioni aziendali) parliamo di strumenti di produttività che devono rispondere ad esigenze molto specifiche che variano da azienda ad azienda.

Considerando che ogni azienda è diversa e rappresenta un universo proprio, è chiaro che qualsiasi procedura gestionalediventa un valore aggiunto nel momento in cui viene configurata sulla base delle esigenze più specifiche bilanciando il volume di dati da gestire con le funzionalità da mettere a sistema. Vediamo meglio insieme quali sono le caratteristiche da valutare per scegliere l’applicazione gestionale più adatta alla tua azienda

Miglior software gestionale per azienda: esiste?

La risposta a questa domanda è la seguente osservazione.

Spostiamo per un attimo la nostra attenzione dal tema del software, e osserviamo come in ogni settore esistono livelli di prodotto diversi. Prendiamo ad esempio le automobili: se dovessimo fare la domanda in “Qual’è la migliore automobile in assoluto?” quanti di voi saprebbero rispondere?

Probabilmente, ad ognuno di noi verrebbe in mente un brand ben preciso (bmw, mercedes, etc..) che colleghiamo subito ad un concetto di qualità. Tuttavia, se dovessimo scegliere un autovettura (ad esempio) per girare in città, probabilmente opteremmo per una macchina piccola e comoda da parcheggiare, mentre se dovessimo andare in montagna preferiremmo un SUV o una jeep 4×4. La nostra scelta dipende quindi sempre dalle nostre esigenze e dall’uso che faremo di quel bene.

Sul tema del software gestionale possiamo quindi fare delle considerazioni molto simili (ndr fatto salvo per il concetto di luxury brand): anche nel software avremo diverse linee di prodotto (software) che si potranno adattare o meno ad esigenze diverse.

Le caratteristiche di un software gestionale

Oggi ottimizzare i processi è diventato un fattore competitivo irrinunciabile, e questo ha portato ad un grande sviluppo di software aziendali, molti dei quali disegnati su esigenze di settori specifici. Per questo sul mercato troviamo tantissimi software gestionali diversi e scegliere diventa veramente difficile.

Esistono software per ascensoristi, software per elettricisti, per benzinai, per centri estetici, per agenzie di pubblicità.. etc.. Soluzioni che in gergo sono spesso chiamate software verticali (o soluzioni verticali) .

Chiaramente ognuna di queste applicazioni avrà sia delle funzioni molti specifiche, sia delle funzioni tradizionali per gestire i flussi tipici di qualsiasi attività aziendale. Inoltre, ogni software gestionale ha delle caratteristiche applicative proprie che ne determinano il livello di qualità.

Macroscopicamente possiamo distinguere tra caratteristiche e funzioni di un software gestionale:

Vediamo quali sono le caratteristiche di un sistema gestionale e a cosa si riferiscono.

La modularità è la caratteristica di un software di suddividere i flussi informativi in sottofunzioni (o pacchetti di funzioni) di modo che possano essere composti e combinati sulla base delle singole esigenze. Ma non solo: un sistema modulare ha sia un vantaggio economico, dato dal fatto che il sistema può essere configurato in modo più preciso (quindi il cliente pagherà solo le funzioni che decide di attivare) ma anche a livello implementativo (in quanto ogni gruppo di funzioni fa capo a oggetti dedicati, di più semplice manutenzione).

La caratteristica successiva è la scalabilità, a seguire perché direttamente collegata alla precedente: un sistema scalabile, per essere tale, deve essere concepito alla base come un sistema modulare. Quindi, ‘scalabile’ significa che può crescere nel tempo (scalare per l’appunto) e quindi crescere con l’aumentare delle esigenze gestionali. Ovviamente, la scalabilità è legata anche alla completezza funzionale: è infatti l’ampia gamma di funzioni che permette al sistema di essere più o meno scalabile.

Oggi tutti i software gestionali sul mercato vantano un requisito dato ormai come elemento sempre presente: parliamo della flessibilità, ovvero della capacità di adattarsi ai diversi flussi di lavoro. Una caratteristica sempre presente sulla carta ma non sempre (ahimè) realmente presente nel sistema gestionale in esame!

Arriviamo alla facilità d’uso: oggi più che mai andiamo di fretta, ci siamo abituati a ritmi di lavoro sempre più serrati e la competizione sul campo è agguerrita. Non possiamo perdere tempo con applicazioni farraginose, ma abbiamo bisogno procedure semplici per lavorare più velocemente.

L’apertura verso sistemi esterni è un’altra caratteristica molto importante, sempre nell’ottica di un’ottimizzazione dei processi che spesso richiede l’integrazione di procedure esterne e terze parti.

Infine, ultima ma non per importanza (anzi!) la personalizzazione e la possibilità di customizzare il sistema: un elemento molto molto importante, in quanto più un sistema è parametrico e personalizzabile, più può adattarsi alle esigenze e alle evoluzioni dell’azienda, quindi più diventa un investimento profittevole (aumento del ROI nel medio-lungo periodo).

Scelta del gestionale più adatto e bilanciamento funzionale

Usiamo il termine ‘bilanciamento funzionale’ per intendere il rapporto tra le funzioni applicative che servirebbero all’azienda e quelle che conviene implementare. Facciamo questa osservazione:

Spesso anche le piccole realtà hanno grandi esigenze, e devono gestire diverse tipologie di dati e informazioni: quello che le differenzia però rispetto alle grandi aziende non è tanto la tipologia di informazioni trattate, ma il volume di dati gestitiche ne rappresenta la massa critica.

Per questo, per scegliere la soluzione gestionale migliore e più adatta, ogni azienda deve fare un ragionamento in termini di convenienza funzionale: quando i volumi sono bassi, automatizzare tutti i flussi potrebbe rappresentare un appesantimento operativo che (oltre a incidere sul costo della soluzione gestionale vera e propria) potrebbe non portare un beneficio in termini di tempo.

Facciamo un esempio: immaginiamo una piccola azienda che gestisce un numero ridotto di contratti annuali, ipotizziamo 10-15 contratti annui. In questa ipotesi, la gestione manuale del flusso legato al contratto sarà facilmente gestibile da chiunque, anche in modo semi-manuale (ad esempio, usando fogli di lavoro Excel). Ipotizziamo invece un’altra azienda impiantista più grossa, che gestisce 950 contratti annui diversi, legati a fatturazioni trimestrali, con scadenze di pagamento mensile e la necessità di gestire dei giri di manutenzione programmati sugli impianti. E’ chiaro che gestire manualmente un flusso simile, mantenendo il controllo sulle attività e sulla redditività sulle commesse diventa pressochè impossibile: forse non basterebbero 10 impiegati, con un costo aziendale altissimo e una probabilità di errore umano (dato dalla gestione manuale) che inficerebbe su tutto l’iter.

E’ chiaro che, nella seconda ipotesi, un sistema gestionale adatto alla realtà aziendale porta un risparmio di tempi e di efficienza che ne giustifica la spesa, non solo economica ma anche in termini di tempo gestionale. Inserire i dati nel gestione richiede infatti tempo: per questo bisogna bilanciare tra il tempo speso per gestire in modo automatico un’informazione e il tempo risparmiato dal processo automatico.

La Software House e i servizi di consulenza software

L’azienda produttrice del software gioca un ruolo importantissimo nella scelta: deve garantire alla tua azienda serietà e continuità di servizio. La professionalità dell’azienda si vede sia nel pre che nel post vendita.

Già la fase preventiva (pre-vendita) può accompagnarsi ad una fase di analisi funzionale: si tratta di una fase di studio e approfondimento che può variare molto sulla base della tipologia di azienda (settore, dimensione, criticità da gestire, flussi, etcc.). Nel caso di aziende piccole e con esigenze semplici, può bastare un colloquio tra il consulente commerciale e il cliente, mentre nei casi più complessi e per aziende strutturate, potrebbe essere necessario effettuare anche più giornate di analisi (svolta in questo caso dalla figura professionale dell’analista funzionale).

La fase di post vendita è legata sia al supporto tecnico, indispensabile per un uso consapevole del software e di tutte le sue funzionalità, sia alla manutenzione delle procedure, che deve prevedere un protocollo di aggiornamento continuo e adeguato.

Qual è il miglior software gestionale?

Quindi, come scegliere il miglior software gestionale? E’ difficile definire in senso assoluto il migliore software gestionalema possiamo mettere insieme i punti visti sopra e individuare la soluzione più adatta alla nostra attività.

Quindi la domanda vera è: di quale gestionale ha bisogno la mia azienda?
Per capirlo valutate:

» La serietà della software house che la propone
» La completezza funzionale e la modularità del sistema
» La scalabilità e rapporto qualità-prezzo nel tempo
» La semplicità d’uso e la velocità
» La flessibilità, personalizzazione e l’apertura vs sistemi esterni

Accertatevi che il software gestionale che state acquistando sia adatto ai vostri flussi attuali ma sia anche adattabile ai cambiamenti aziendali futuri e al variare delle vostre esigenze organizzative: questo significa effettuare un investimento ben ragionato.