L’errore aspetta al varco chi, dopo aver preparato una fattura elettronica di gennaio, si appresta a emetterla e trasmetterla allo SDI. Per evitare possibili inconvenienti, data l’inesperienza, proponiamo i rimedi ai possibili errori più comuni.

Bisogna approfondire il funzionamento del proprio software

Un possibile errore è continuare ad emettere le fatture come si faceva prima, senza approfondire le modalità di funzionamento del software scelto per la fatturazione elettronica e i vincoli imposti dal tracciato XML. L’unico formato, al momento, previsto dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio è quello XML (eXtendible Markup Language).

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate sono disponibili in formato tabellare excel le specifiche tecniche dei tracciati XML per le diverse tipologie di fattura (fattura ordinaria, semplificata e fattura PA). Sapere quale tipo di informazioni corrispondono ai diversi campi del tracciato (che normalmente vengono riproposti dai software utilizzati per la fatturazione elettronica) può essere molto utile per evitare cause di scarto del file trasmesso. In molti casi i software hanno la possibilità di generare in prova i file XML della fattura prima dell’invio. Può sembrare banale (nella pratica non lo è), ma si consiglia caldamente di approfondire le funzionalità del proprio software e dedicare qualche minuto a familiarizzare con il tracciato XML.

Non usare caratteri speciali

Se si utilizzano software che non danno la possibilità di verifica preventiva all’invio della fattura xml, occorre prestare molta attenzione al fatto che il tracciato XML non supporta alcuni caratteri speciali che trovavano largo utilizzo nell’era antecedente alla fatturazione elettronica.

Tra gli altri si segnalano la & presente in molte anagrafiche aziendali che deve essere manualmente convertita in E se la conversione non viene fatta in autonomia dal software, ma anche il simbolo delle valute ($, €, ecc.), la %, i trattini. Anche in questo caso si segnala che mentre alcuni software sono dotati di tabelle interne per la conversione automatica dei caratteri speciali in caratteri ammessi, altri non lo sono.

Conoscere le cause di scarto di una fattura elettronica

A parte il caso della non conformità del file trasmesso al Sistema di Interscambio al tracciato XML, di cui abbiamo già parlato, la fattura elettronica viene scartata nei seguenti casi:

• Assenza di dati obbligatori prescritti dalla disciplina IVA (ad esempio partita IVA dei soggetti coinvolti, data di emissione, numero della fattura);
• Presenza di incongruenze tra i dati indicati (ad esempio l’indicazione di una aliquota IVA uguale a zero senza l’indicazione della motivazione per la non imponibilità, l’indicazione di un’aliquota pari a zero ma con valorizzazione dell’imposta dovuta);
• Duplicazione di fattura (stesso numero, stesso cedente/prestatore e anno – attenzione in presenza di sezionali IVA);
• Indicazione di una data fattura successiva a quella del giorno di invio;
• Indicazione del codice destinatario in lettere minuscole. Il sistema lo riconosce solo quando sia composto da lettere MAIUSCOLE e/o numeri in cifra.
• Qualora decida di indicare un codice IBAN per ricevere i pagamenti (dato non obbligatorio), l’IBAN deve essere formalmente corretto, pena lo scarto.

Fare attenzione al caricamento

In questo caso, oltre alla possibilità di scarto della fattura, possiamo incorrere nella momentanea perdita della fattura emessa. Considerato che i controlli effettuati dall’Agenzia delle Entrate sul file fattura in relazione ai dati di un operatore economico si limitano a:

• presenza del campo posizione IVA nel file fattura;
• esistenza della posizione IVA indicata.

Nel caso in cui caricando i dati del cliente X, per mero errore materiale, gli si attribuisca la partita IVA del cliente Y e si trasmetta una fattura così compilata al Sistema di Interscambio, se la fattura è corretta nel senso di cui abbiamo parlato prima, l’Agenzia delle Entrate non scarterà la fattura ma la inoltrerà al soggetto sbagliato. Per l’emittente tale fattura risulterà quindi regolarmente emessa, il cliente non la riceverà mai tramite lo Sdi, il terzo soggetto riceverà una fattura che non lo riguarda e dovrà quindi mettersi in contatto con l’emittente per richiedere (con mezzi analogici) nota di credito a storno totale dell’operazione. Il vero problema è che l’emittente fattura potrebbe venire a conoscenza del proprio errore solo dopo un congruo periodo di tempo con conseguenze evidenti circa le tempistiche di pagamento e la perdita di tempo legata al disguido.

Pec e codice destinatario riconducibili al cliente

Indicare nell’anagrafica cliente una esistenti, ma non riconducibili al cliente stesso è un errore piuttosto grave.

La fattura per l’emittente è correttamente emessa, per il Sistema di Interscambio che riconosce come dato valido l’indirizzo di destinazione (Pec o codice destinatario), la fattura risulta regolarmente consegnata con le possibili seguenti conseguenze:

• Nel caso di indirizzo Pec relativo ad un terzo soggetto (non al mio cliente) la fattura sarà inoltrata a tale indirizzo. Il terzo soggetto che non ha alcun obbligo di legge e che forse per la normativa privacy non avrebbe nemmeno titolo a trattare i dati ricevuti, potrebbe segnalarlo all’emittente sempre che riesca a reperirlo, ma anche non fare nulla.
• Nel caso di codice destinatario riconducibile ad altro provider, la fattura viene acquisita dal sistema ricevente che, però, non può consegnarla e nemmeno notificare al Sistema di Interscambio il problema intevenuto.

Per evitare il configurarsi di tali scenari l’unica accortezza da seguire è la registrazione della propria Pec e/o del proprio codice destinatario all’interno dell’Area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Aspettare la notifica di esito dello Sdi prima di registrare

Un errore è registrare nel proprio sistema contabile una fattura emessa prima di ricevere la notifica di esito da parte dello Sdi. È importante che, prima di effettuare la registrazione di una fattura emessa in contabilità, si sia accertata l’avvenuta accettazione del file da parte dello Sdi. Dato che il file può contenere una fattura elettronica o un lotto di fatture (nel caso in cui siano emesse dal medesimo soggetto nei confronti del medesimo destinatario, nel rispetto dell’articolo 21, comma 3, del DPR n. 633/1972) occorre sapere che, in presenza anche di una sola fattura errata, l’Agenzia scarterà l’intero lotto.

Mentre nei software integrati e più evoluti sono presenti dei blocchi alla registrazione delle fatture emesse prima che si riceva la notifica di esito da parte dello Sdi, in molti altri casi deve essere l’operatore ad utilizzare questa accortezza per evitare la manipolazione manuale dell’eventuale fattura scartata con conseguente possibilità di errori di imputazione, di data, di numerazione.