Dal 3 maggio 2019 è possibile aderire al nuovo “Servizio di consultazione e scarico del file XML della fattura elettronica” messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate. Vediamo nel dettaglio di che cosa si tratta, cosa comporta, tutte le scadenze e la normativa inerente.

I provvedimenti del Garante della privacy

Con il provvedimento dello scorso 15 novembre il Garante della Privacy ha richiesto all’Agenzia delle Entrate importanti adeguamenti all’infrastruttura tecnico normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria sancendo l’illegittimità del trattamento generalizzato della totalità dei dati contenuti nella fattura elettronica per un periodo pluriennale. L’Agenzia delle entrate ha recepito prontamente a livello tecnico e procedurale solo alcuni dei rilievi formulati dal Garante mentre altri sono stati successivamente acquisiti a livello normativo con il DL 119/2018 e la legge di bilancio per il 2019.

Pochi giorni dopo, e precisamente il 20 novembre, a seguito delle rassicurazioni ottenute dall’Agenzia delle Entrate in merito a nuove e più restrittive modalità di trattamento dei dati, un nuovo provvedimento del Garante da un sostanziale «via libera» condizionato all’avvio della fatturazione elettronica. In particolare il Garante scriveva: “Il nuovo sistema di e-fattura prevede invece che l’Agenzia si limiti a memorizzare solo i dati fiscali necessari per i controlli automatizzati (es. incongruenze tra dati dichiarati e quelli a disposizione dell’Agenzia), con l’esclusione della descrizione del bene o servizio oggetto di fattura. Dopo il periodo transitorio indispensabile a modificare il sistema, nuovi servizi di consultazione delle fatture saranno resi disponibili solo su specifica richiesta del contribuente, sulla base di accordi che saranno esaminati dall’Autorità”.

Il 21 dicembre l’Agenzia pubblica le integrazioni al provvedimento 30 aprile 2018 introducendo il “Servizio transitorio di consultazione e memorizzazione” e prevedendo originariamente le seguenti date:

• A partire dal 3 maggio per l’adesione al nuovo servizio;
• il 2 luglio per l’avvio a regime dello stesso (con chiusura definitiva del servizio transitorio di consultazione).

Il 29 Aprile l’Agenzia proroga le date:

• dal 3 al 31 maggio per l’adesione al nuovo servizio;
• dal 2 luglio al 2 settembre per l’avvio a regime dello stesso (con chiusura definitiva del servizio transitorio di consultazione)

Cosa succederà a partire dal 2 settembre

A partire dal 2 settembre i contribuenti si divideranno in due categorie: coloro che avranno aderito al “Servizio di consultazione e scarico del file XML della fattura elettronica” e coloro che non avranno aderito. Per chi aderisce, presumibilmente il servizio resterà funzionalmente simile a quello attuale, che rende disponibili gli XML completi delle fatture elettroniche emesse e ricevute fino al 31/12 del secondo anno successivo a quello di trasmissione via SdI delle fatture.

Per chi non aderisce invece, dal 2 settembre (termine previsto dal par. 8-ter delle regole tecniche del 30/04/2018 integrate dai provvedimenti del 21/12/2018 e del 29/04/2019) l’AdE procederà a cancellare i file XML delle fatture correttamente ricevute, conservando esclusivamente i “dati fattura”.

Aderire al servizio di consultazione della fattura elettronica

A partire dal 31 maggio 2019, sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, verrà rilasciata un’apposita funzionalità che permetterà a ciascun soggetto IVA dotato di accesso ai servizi dell’Agenzia (mediante credenziali Fisconline o Entratel, CNS o SPID) o agli intermediari fiscali (commercialisti etc.) opportunamente delegati, di aderire al nuovo “Servizio di consultazione e scarico del file XML della fattura elettronica”.

Perché bisogna nuovamente delegare il commercialista

Con la pubblicazione della FAQ n. 61 del 18 aprile 2019, l’Agenzia delle Entrate ha buttato una piccola “bomba” sulla piazza dei commercialisti. Le deleghe rilasciate al commercialista prima del 21 dicembre, per quanto a prima vista invariate rispetto al modello del 5 novembre, non permettono l’adesione al servizio facoltativo (che il 5 novembre non era ancora stato pensato).  La differenza tra i due modelli, esclusivamente nella sezione “Descrizione dei servizi” (che solitamente non legge nessuno) riporta:

• Versione 05/11/2018

“ricercare, consultare e acquisire le fatture elettroniche emesse e ricevute dal soggetto delegante attraverso il Sistema di Interscambio…”

• Versione 21/12/2018

“gestire il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici (adesione al servizio, recesso, ricerca, consultazione e acquisizione di tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI)…”

Considerate le seppur piccole differenze tra i due modelli, ritengo che nel caso in cui anche dopo il 21 dicembre 2018 il commercialista abbia ricevuto la delega dal proprio clienteutilizzando il modello del 5/11, sia comunque opportuno che, per poter aderire al servizio per conto del proprio cliente, il commercialista si faccia rilasciare una nuova delega dal cliente sul nuovo modello.

Per contro, la lettura delle differenze tra le descrizioni del servizio ci fa ritenere che, nel caso in cui il cliente aderisca per conto proprio al servizio facoltativo di consultazione e scarico delle fattura elettronica, la “vecchia” delega rilasciata anche prima del 21 dicembre sia adeguata a permettere al commercialista di consultare e scaricare le fatture elettroniche dal nuovo servizio; ovvero il commercialista con la vecchia delega non può attivarlo, ma se ad attivarlo è il cliente, il commercialista poi dovrebbe poter consultare normalmente. Speriamo sia così.

Che cosa sono i dati fattura

Anche in assenza di adesione all’accordo, l’Agenzia delle Entrate conserva i cosiddetti “dati fattura”, che includono:

• tutto il contenuto obbligatorio della fattura (art. 21 DPR 633/1972), ad esclusione della descrizione;
• altri dati per disposizioni tributarie (es. targa automezzo per rimborso accise, etc.);
• dati necessari a garantire il transito attraverso SdI (idFile, hash…).

L’allegato B al provvedimento 30/04/2018 ci mostra il dettaglio delle informazioni comunque conservate; è un documento pdf stampabile in formato A3 di ben 6 pagine che fa ben capire come l’Agenzia, anche in assenza di adesione, trattenga una quantità notevole di informazioni prese dalla fattura. A titolo meramente esemplificativo, tra le informazioni memorizzate si trovano:

• tutti i dati anagrafici, inclusi quelli del terzo emittente o di FE emessa dal cessionario/committente;
• tutti i dati “quantitativi” della fattura (importi, ritenuta, divisa, bollo, cassa di previdenza, etc.);
• i dati relativi all’ordine d’acquisto (CIG, CUP, etc.), al contratto/convenzione, alle fatture collegate, ai SAL, ai DDT e i dati del trasporto, contenuti nella sezione 2.1 “dati generali”
• alcuni dati delle linee di dettaglio, tra cui il codice articolo (sebbene descrizione quantità, unità di misura etc. vengano effettivamente eliminati);
• sono conservati tutti gli “Altri dati gestionali”, tipicamente utilizzati nelle filiere di fornitura di grandi aziende per l’abbinamento automatico delle FE.

In sostanza, in assenza di adesione all’accordo, l’Agenzia delle Entrate cancella quelli che sono i dati più tipicamente “qualitativi” e contenenti informazioni descritte in linguaggio “naturale” (ad es. il campo 2.2.1.4 <Descrizione> ed il campo 2.1.1.11 <Causale>), ma mantiene degli insiemi di dati che sono al tempo stesso significativi, rilevanti e la cui elaborazione può essere agevolmente meccanizzata, anche in relazione all’incrocio con altri dati presenti in anagrafe tributaria da diverse banche dati disponibili al fisco. A mero titolo di curiosità, si segnala che dalla versione del 29/04/2019 dei “Dati fattura” sono spariti i campi 2.1.9.1.4 “Numero licenza guida” (ovvero il numero della patente) e 2.1.9.3 “Causale Trasporto” rispetto alla precedente versione del 21/12/2018.

Le conseguenze in tema di accertamento

Nel paragrafo che segue non possono che esserci ipotesi ragionate basate sulla lettura di norme e provvedimenti attuativi, ma ovviamente non effettive esperienze in materia. La prima considerazione da fare è identificare l’ambito oggettivo e temporale del trattamento dei dati:

• In caso di adesione, la totalità dei dati delle FE viene memorizzata fino al 31/12 del secondo anno successivo alla trasmissione, mentre i dati fattura in ogni caso restano a disposizione dell’Agenzia fino al 31/12 dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi.
• In assenza di adesione, invece, l’Agenzia delle Entrate trattiene in ogni caso i “dati fattura” di cui al precedente capitolo per le “previste attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzato”, fino al 31/12 dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi.

Osserviamo quindi che i “dati fattura” sono comunque disponibili per oltre 9 anni in ambedue i casi, mentre l’interezza delle fatture nel primo caso restano disponibili soltanto per meno di 3, che però copre pienamente il periodo in cui il singolo contribuente può presentare le proprie dichiarazioni fiscali ordinarie nonché le integrative “entro il termine della dichiarazione successiva”.

Per quanto riguarda invece le attività di controllo specifiche sulle FE, il provvedimento 30/04/2018 specifica in quali tipologie di accertamento l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza possono utilizzare i dati dei file per le attività di controllo; si tratta delle procedure di cui agli artt. 51 DPR 633/72 e 32 DPR 600/73 (che comprendono, rispettivamente ai fini IVA e imposte dirette, inviti a comparire e ad esibire documenti oltre ad una serie di ulteriori procedure non rilevanti nel caso specifico) “con le modalità di cui al decreto ministeriale previsto dall’articolo 1, comma 5, del decreto legislativo n. 127 del 2015…”.

Il DM richiamato è il DMEF 04/08/2016 che recita: “L’Agenzia delle entrate utilizza i dati delle fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni … omissis … per effettuare controlli incrociati con i dati contenuti in altre banche dati conservate dalla stessa Agenzia o da altre amministrazioni pubbliche, al fine di favorire l’emersione spontanea delle basi imponibili…”.

È quindi modesto parere di chi scrive, sulla base delle informazioni al momento in nostro possesso, che le operazioni di controllo automatizzato effettuabili dall’Amministrazione Finanziaria non differiscano significativamente in funzione dell’avvenuta o mancata adesione al servizio facoltativo di memorizzazione e consultazione delle FE. Al momento attuale è dato ritenere che i controlli automatizzati si baseranno in ogni caso sui cosiddetti “dati fattura”, un sott’insieme comunque notevole di dati, senza che l’effettiva disponibilità del file XML assuma particolare rilevanza. Si tenga però presente che il verificatore fiscale in caso di accessi e verifiche avrà comunque accesso alle fatture elettroniche attive e passive che il contribuente dovrà avere memorizzato e conservato nei termini.

I rischi in caso di mancata adesione

Ovviamente, in un mondo ideale in cui i processi amministrativi sono realizzati a regola d’arte e gli strumenti funzionano perfettamente per il 100% del tempo, senza rischio di perdita o indisponibilità dei dati, il nuovo servizio di consultazione e memorizzazione è perfettamente inutile. Io registro il mio indirizzo predefinito di ricezione delle FE e queste arriveranno senza dubbio a destinazione e saranno sempre disponibili dove devono essere. Nel mondo reale, invece, i file si perdono, per errore della macchina ma anche dell’operatore umano, i backup a volte non funzionano e le procedure anche attentamente predisposte a volte non considerano tutti i casi possibili e si intoppano.

Chi scrive considera Fatture e Corrispettivi non uno strumento di lavoro quotidiano (riteniamo che il download sistematico delle fatture dal portale dell’Agenzia delle Entrate non debba essere il metodo principale per l’acquisizione dei documenti contabili) ma un formidabile strumento per la prevenzione, diagnosi e correzione degli intoppi che ahimè tipicamente si manifestano nel lavoro amministrativo di tutti i giorni; in quest’ottica il servizio di consultazione e memorizzazione delle FE ha comunque un ruolo significativo.

Pur tenendo conto che le fatture “non consegnate” saranno comunque disponibili su Fatture e Corrispettivi per lungo tempo (salvo poi essere eliminate entro 30 giorni dal download o dalla semplice visualizzazione), alcuni scenari rendono il nuovo servizio molto importante se non indispensabile.

• Problemi sui sistemi di ricezione – In questo periodo di avvio dell’obbligo abbiamo ricevuto diverse (seppur non sistematiche e sempre meno frequenti, con l’entrata a regime delle piattaforme) segnalazioni di fatture non ricevute dai sistemi di ricezione ma presenti su Fatture e Corrispettivi, di solito in stato “non consegnate” ma talvolta anche con stato di “fatture ricevute”. Mentre le “non consegnate” sarebbero comunque disponibili tra le “fatture messe a disposizione”, quelle con stato “fattura ricevuta” non lo sarebbero e quindi occorrerebbe richiedere il file o il cartaceo al cliente e caricare/registrare il documento con procedura manuale (e sussisterebbe comunque il problema di cosa e come mandare la FE in conservazione).

• Errore umano – Se cancello una o più fatture per errore, sono fregato. Chi non ha mai cancellato qualcosa sovrappensiero per poi pentirsi subito dopo, passi pure al punto successivo. Altrimenti va tenuto in considerazione.

• Grave malfunzionamento del sistema – Nel caso in cui un grave malfunzionamento del sistema gestionale costringa al ripristino da backup, non è da escludere la perdita di un certo numero di documenti ricevuto successivamente al backup ripristinato. Ovviamente questo rischio è inversamente proporzionale alla robustezza delle procedure di recupero dei dati.

• Mancata registrazione dell’indirizzo di ricezione su Fatture e Corrispettivi – L’ovvia premessa è che la registrazione dell’indirizzo di ricezione è senza alcun dubbio la prima cosa da fare quando si attiva un sistema di ricezione.

Ma se per qualche motivo il processo amministrativo prevede l’impossibilità di registrare l’indirizzo di ricezione predefinito, il rischio di “smarrimento della fattura” è molto alto. Ovviamente nel caso in cui il codice destinatario sia semplicemente sbagliato la fattura sarà scartata, mentre se il fornitore indica 0000000 la troveremo in ogni caso tra le “fatture messe a disposizione”, anche in assenza di adesione al servizio. Tuttavia, nel caso in cui un fornitore indichi per errore un codice destinatario valido ma con cui non si intrattiene alcun rapporto, SdI consegna senza porsi alcuna domanda.

La fattura risulterà quindi “consegnata” a nulla rilevando il fatto che il sistema ricevente non sappia che farsene di quella fattura, che viene a tutti gli effetti “persa nel Limbo”. Infatti, in assenza di adesione al nuovo servizio di consultazione e memorizzazione, in quel particolare caso, il file della fattura sarà impossibile da reperire, tranne che dal fornitore (ma sarebbe l’xml nudo e crudo, privo degli estremi del transito da SdI).

Il servizio di consultazione fattura elettronica non è la conservazione AdE

È assolutamente fondamentale capire che il servizio di consultazione della fattura elettronica non è il servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate. La conservazione a norma dei documenti digitali rilevanti ai fini fiscali è un processo di “messa in sicurezza certificata” dei file mediante firma digitale, marca temporale e rispetto dei requisiti di cui al DM 14/06/2014. È un po’ come mettere i file in una cassaforte temporizzata a prova di tutto cui si può accedere solo in casi estremi (richieste dell’AF, verifiche di organi di controllo, procedure giudiziali, etc.). Il servizio di consultazione e scarico delle fatture invece è un sistema da cui verificare in qualunque momento il traffico di documenti via SdI e ottenere copie delle fatture.

Una via di mezzo tra la cassettina della posta e il raccoglitore nell’armadio dietro alla scrivania.
L’adesione al servizio di conservazione della fattura elettronica non influenza e non è in alcun modo collegata all’adesione al nuovo servizio di consultazione e scarico; è possibile aderire ad ambedue i servizi, a nessuno dei due, oppure ad uno qualunque dei due ma non all’altro.