Secondo la ricerca “Gartner 2019-2021 Strategic Roadmap for Hcm Technology Investments”, entro il 2025, la metà delle aziende di medie e grandi dimensioni a livello mondiale avrà investito in una suite Hcm (human capital management) basata sul cloud per la gestione amministrativa dei talenti e delle risorse umane.

Per Gartner, la tecnologia Hcm in cloud rende la funzione Hr più agile. E le Hr devono essere più agili se vogliono affrontare sfide come la trasformazione delle competenze richieste, l’assunzione e la fidelizzazione dei dipendenti in un mercato dei talenti ristretto, la trasformazione della forza lavoro e l’esigenza di una maggiore diversità nelle imprese. In altri termini, la funzione Hr deve essere più agile per aiutare l’intera azienda a essere a sua volta più agile.

I cambiamenti continui possono rappresentare una sfida, ma, come ha detto Robynne Sisco, Cfo di Workday, “è importantissimo avere la capacità di adattarsi e reagire, indipendentemente dalla mentalità e dalla progettualità o dalla tecnologia utilizzata, E questo non solo per sé ma anche per la propria azienda”.

Realizzare il cambiamento in azienda“Una trasformazione – ha affermato Sabine Hagege, product strategy director Hcm di Workday – può dirsi compiuta, anche nel senso di saper comprendere bene il valore delle soluzioni digitali, se si è stati in grado di esaminare in maniera approfondita l’attuale stato dell’azienda e il suo potenziale stato futuro”. Secondo il report di Gartner, nei prossimi anni l’Hcm richiederà una mentalità agile, orientata dalla funzione Hrma con il coinvolgimento di tutta l’azienda, in una sperimentazione continua. Nell’idea di Hagege, “gli ingredienti principali della trasformazione digitale della funzione HR includono la volontà di realizzare il cambiamento in azienda, un allineamento tra Hr e It e una roadmap strategica per la digitalizzazione del luogo di lavoro”.

La trasformazione digitale della funzione Hr non si riduce a una semplice riprogettazione dei processi. Nel report viene evidenziato che le aziende devono saper affrontare sfide quali contesti di lavoro mutevoli, la flessibilità degli accordi di lavoro, un panorama normativo volatile e mercati del lavoro sempre più ristretti. ”L’intreccio tra tutte queste tendenze –ha sottolineato Hagege – mette a dura prova le strutture organizzative, i processi e le tecnologie abilitanti esistenti, a livelli e con una complessità tali da risultare scoraggianti e potenzialmente travolgenti”.

L’errore che commettono molte aziende quando adottano nuove tecnologie è copiare i processi esistenti nel nuovo sistema, anziché impegnarsi a completare la trasformazione della gestione delle risorse umane.

“L’autocompiacimento non è concesso nell’attuale contesto aziendale, dove tutto avviene velocemente – ha sottolineato Javier Delgado, managing director di Business Network Builders, società di servizi professionali che ha adottato un unico sistema per la gestione finanziaria, le risorse umane e l’automazione dei servizi professionali –. Se volevamo proseguire il nostro trend di crescita, dovevamo innovarci utilizzando servizi cloud moderni per trasformare il nostro business, diventare più agili e mantenere la nostra qualità di servizio al cliente.”

Il successo dell’implementazione della tecnologia Hcm dipende dalla capacità della funzione Hr di essere lungimirante e di apportare i cambiamenti che supportano la riprogettazione dell’organizzazione. Secondo il report tale riprogettazione avviene su tre pilastri:

• Riprogettare le strutture, per esempio passare da gerarchie rigide a gruppi più fluidi, come team, tribù e coorti.
• Riprogettare le competenze, passando da cataloghi o database di competenze e abilità rigidi a ontologie flessibili.
• Riprogettare i processi, sulla base degli input provenienti dalle altre due forme di riprogettazione.

Allineare le HR e l’IT

La riprogettazione aziendale, come indica il nome, non riguarda unicamente la funzione Hr. Quest’ultima deve prendere le redini del cambiamento, evidenzia il report, ma le altre funzioni, in particolare l’It, devono lavorare in tandem con essa.

Un articolo di Deloitte Insights del 2018 sulle tendenze relative al capitale umano globale fa eco alla ricerca di Gartner argomentando che i responsabili senior non possono lavorare isolati. Ora si rendono conto che devono andare oltre il loro ruolo funzionale e devono operare come un team, precisa l’articolo. In questa nuova organizzazione, il management combina la responsabilità funzionale e delle business unit con il lavoro trasversale in team, per gestire l’azienda come un network agile.

Cathy Armor, direttrice Risorse umane di Cambridge University Press, ha contribuito al passaggio alla soluzione Hcm della sua azienda. La sua esperienza avvalora i risultati delle ricerche di Gartner e Deloitte: “Una delle cose migliori che abbiamo fatto è stato costituire un project team trasversale alle diverse funzioni: It, Hr, legal, paghe, project management. È fondamentale avere questi stakeholder al tavolo e assicurarsi il coinvolgimento di tutti coloro che guideranno il progetto.”

Una roadmap strategica per digitalizzare il luogo di lavoro

“La digital disruption è entrata in tutti i settori e in tutte le funzioni aziendali e l’Hr non fa eccezione – ha affermato Hagege –. Nel valutare l’adozione della tecnologia Hcm, i team devono ragionare in termini sia di breve sia di lungo termine nonché di agilità della tecnologia in un’ottica futura”.

Quando la società di servizi professionali Booz Allen Hamilton ha adottato una soluzione Hcm, Sarah St. Clair, vicepresidente delle risorse umane, ha capito che la trasformazione non sarebbe avvenuta dall’oggi al domani: “È uno sforzo costante, evolutivo. Ma la tecnologia continua a cambiare. Nel nostro ruolo di responsabili di una funzione aziendale  dobbiamo essere in grado di capire a fondo gli obiettivi e la cultura aziendale e saper seguire le nuove tecnologie a un ritmo che ci consenta di trarne il massimo vantaggio e che metta anche i nostri dipendenti nelle condizioni di adottarle pienamente.”

Per quanto riguarda la tecnologia Hcm, secondo la ricerca Gartner molte aziende sono a metà della loro transizione da soluzioni on-site a soluzioni basate sul cloud per la gestione dei talenti e delle risorse umane strategiche. Le imprese devono rivalutare la loro roadmap strategica, ripensare tutto il loro contesto di applicazione della tecnologia HCM e pianificare i cambiamenti necessari per gli anni a venire.

Guardare al futuro

Entro il 2025, secondo il report Gartner, il 20% delle aziende a livello mondiale con più di 5.000 dipendenti avrà istituito una prassi relativa alle innovazioni in materia di risorse umane per facilitare la sperimentazione continua e la gestione di tecnologie sempre nuove. “ Non è chiaro – ha concluso Hagege – come il restante 80% delle imprese si stia preparando allo stato futuro della digitalizzazione del luogo di lavoro, ma se queste aziende non si stanno ponendo le domande giuste e non si stanno preparando al cambiamento, rischiano di rimanere indietro”.