Ogni settimana la redazione di ERPSelection propone degli approfondimenti sulle categorie in cui abbiamo suddiviso i Software presenti nel portale. Partiamo dal WMS, una delle tipologie di Software che sicuramente ha avuto più richiesta negli ultimi anni.

Il WMS (Warehouse Management System) è un sistema software che ha il compito di supportare la gestione operativa dei flussi fisici che transitano per il magazzino, dal controllo della merce in ingresso in fase di accettazione alla preparazione delle spedizioni verso i clienti (ma, nel caso di magazzini interoperazionali, anche altri reparti). I principali macro-processi che vedono il suo intervento sono:

• l’identificazione delle merci transitanti in magazzino;
• la ricezione e il controllo;
• la gestione delle UdC (ad esempio, l’assegnazione di un determinato collo ad un pallet di raccolta);
• la messa a dimora nelle ubicazioni;
• i trasferimenti interni e gli abbassamenti da ubicazioni di riserva a quelle di picking;
• la gestione della mappa del magazzino (utilizzando ad esempio la rotazione delle scorte per determinare in che postazioni conviene mettere a dimora / prelevare un determinato articolo);
• il picking;
• le spedizioni verso i clienti (nell’accezione vista pocanzi);
• la redazioni di inventari o, più in generale, di statistiche riguardanti le scorte e i flussi.

Tale sistema deve essere in grado di interfacciarsi con il sistema gestionale aziendale (il cosiddettoERP – Enterprise Resource Planning), che si occupa invece della gestione amministrativa e quindi delle attività che riguardano il magazzino dal punto di vista contabile, fiscale e commerciale. Oltre che con l’ERP, il WMS deve essere in grado di interfacciarsi anche con i software utilizzati da eventuali sistemi di stoccaggio e di movimentazione automatizzati presenti nel magazzino.

Il WMS non può essere visto come un prodotto commerciale perfettamente sostituibile: la sua scelta e la successiva implementazione richiedono un apposito progetto, di durata tutt’altro che trascurabile, che incorpora anche il relativo processo di acquisto (niente vieta comunque di “costruirsi” il proprio WMS in casa, in questo caso però i tempi di implementazione e di avviamento saranno inevitabilmente più lunghi). Tale progetto ha come obiettivo incorporare all’interno del WMS le logiche di funzionamento del magazzino che sarà chiamato a supportare. A questo scopo – in fase di introduzione, revisione o cambio del WMS stesso – diviene di fondamentale importanza svolgere la cosiddetta fase di “macroanalisi”, che consiste nello specificare in un apposito documento gli User Requirement del software, cioè le funzionalità che l’utente finale del WMS si aspetta. Una volta stabilito il fornitore della soluzione, sarà necessario svolgere a quattro mani con lui la cosiddetta fase di “microanalisi”, durante la quale verrà effettuata una revisione completa del software in modo da personalizzarlo sulla base delle specifiche esigenze dell’Azienda, senza tuttavia stravolgerlo nelle logiche di funzionamento.

L’architettura software di un WMS è di tipo client-server (nelle soluzioni più recenti può essere anche di tipo web-server): il server WMS è collegato ad un host e, a un livello inferiore, a degli access point posti all’interno del magazzino per consentire alle informazioni di essere scambiate in tempo reale tramite dispositivi mobili (e.i. terminaleria in radio frequenza – o, nelle applicazioni più recenti, in Wi-Fi – in grado di leggere barcode o tag RFID e che comunicano le informazioni per svolgere le attività via video e/o tramite tecnologia voice).

Principali vantaggi dell’introduzione del WMS

I principali vantaggi conseguibili con l’introduzione di un WMS sono:

• l’ottimizzazione dei tempi di movimentazione delle merci (e.g. possibilità di gestire la merce con una determinata logica, identificata a priori, LIFO, FIFO, FEFO etc.);
• la riduzione dei tempi di evasione degli ordini (e.g. tramite la determinazione e il suggerimento all’operatore del giro di prelievo da effettuare);
• la razionalizzazione degli spazi, grazie alla possibilità di stoccare qualsiasi articolo in qualsiasi ubicazione senza pericolo di dimenticare dove la merce è stata stoccata;
• la riduzione del ricorso alla memoria storica degli operatori, in ogni momento infatti si sa esattamente in che ubicazione o zona del magazzino si trova la merce;
• la riduzione dei supporti cartacei (e.g. le liste di prelievo vengono visualizzate direttamente a terminale senza bisogno di stamparle);
• l’aumento della produttività degli operatori;
• la possibilità di consultare i dati di giacenza in real-time;
• la possibilità di avere delle statistiche aggiornate sul funzionamento del magazzino;
• la riduzione degli errori dovuti a gestioni manuali, grazie alla conferma dell’avvenuta operazione, e quindi una riduzione dei relativi costi nascosti (e.g. la mancata evasione, parziale o totale, dell’ordine).

Principali svantaggi dell’introduzione del WMS

Al contrario, i principali svantaggi sono:

• costi di acquisto che possono scoraggiare l’investimento, soprattutto per aziende di piccole dimensioni, soprattutto se fosse necessario acquistare più licenze (e.g. presenza di più magazzini da gestire);
• costi delle personalizzazioni, chiaramente più l’applicativo “base” offerto dal fornitore della soluzione necessita di parametrizzazioni per allinearsi alle esigenze dell’Azienda, più i costi aumenteranno;
• tempi di implementazione, dalla definizione degli delle politiche di gestione all’avviamento, piuttosto lunghi.

Per concludere è bene ricordare come un magazzino possa funzionare anche senza l’ausilio di un WMS anche se, chiaramente, pagando lo scotto di una minore efficacia e, soprattutto, di un’efficienza molto inferiore; tuttavia, se il WMS non è stato correttamente progettato e personalizzato sulla base delle esigenze dell’Azienda, il magazzino supportato potrebbe addirittura avere delle difficoltà nel suo funzionamento quotidiano. Il WMS quindi deve essere visto come un potente strumento in grado di migliorare la gestione dei processi, non come deus ex machina in grado di risolvere tutti i problemi riscontrati in magazzino.

fonte: Logistica Efficiente