Analizza le esigenze della tua attività

Il tipo di attività svolta, così come le esigenze operative specifiche, sono informazioni fondamentali da reperire prima di iniziare la ricerca del miglior software gestionale per la tua impresa.

La differenza tra una buona e una cattiva scelta della soluzione gestionale dipende dall’aderenza delle funzionalità e caratteristiche rispetto alle attività aziendali, bilanciata sempre dal rapporto con i costi. Un calcolo costi/benefici insomma.

Il primo passo della tua software selection (come la chiamano i tecnici), potrà sembrare banale, ma è quello di analizzare con attenzione il tuo business nei suoi processi interni e nelle relazioni con l’esterno (fornitori e clienti).

Per cominciare individua le esigenze reali e i requisiti funzionali necessari rispetto alle dimensioni e alla natura della tua attività, un ottimo punto di partenza può essere un elenco di caratteristiche indispensabili.

Di grande aiuto può essere la stesura di un semplice schema delle aree coinvolte con abbinati i bisogni essenziali.

Solo dopo un’attenta analisi delle esigenze aziendali potrai passare alla stesura di una rosa di software papabili che rispettano le esigenze individuate.

Focus: fatturazione elettronica tra privati (B2B), verso consumatori (B2C) e verso la PA

In Italia, per tutti i rapporti commerciali con la pubblica amministrazione è da qualche anno obbligatoria la fatturazione elettronica e dal 1° gennaio 2019 quest’obbligo sarà esteso a tutti i rapporti commerciali B2B e anche per le fatture verso i consumatori, ovvero tra tutti i soggetti privati.

Come influenza questa situazione la scelta del software da adottare? Semplice, la fatturazione elettronica per la maggioranza delle imprese e dei professionisti diventa fondamentale sostituendo totalmente la fatturazione tradizionale.

E’ fondamentale quindi la scelta di un software che permetta un’agile gestione dell’intero ciclo necessario.

Verifica che il programma offra almeno queste funzionalità:

• facile emissione della fattura elettronica come file Xml nel formato definito dall’Agenzia delle Entrate;
• applicazione della firma digitale;
• invio della fattura al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie;
• conservazione sostitutiva della fattura per i 10 anni previsti per legge;
• ricezione e messa in conservazione sostitutiva (10 anni) delle fatture fornitori.

Valutazione del fornitore del gestionale

Sembra scontato ma spesso, durante una software selection, molte imprese non prendono in considerazione l’importanza di esaminare l’esperienza e la solidità del fornitore.

Così come un’azienda produttrice valuta meticolosamente i fornitori delle materie prime per garantire continuità e supporto ai propri prodotti, è necessario esaminare chi è il fornitore di una soluzione gestionale.

Una realtà solida e affermata è garanzia di un software sviluppato e supportato per lungo tempo, aggiornamenti rapidi e puntuali, oltre a competenze tecniche e funzionali che solo il tempo e l’esperienza riescono a garantire.

I punti su cui focalizzarsi sono senz’altro:

• esperienza: le soluzioni delle complessità gestionali come quelle fiscali originano in primis dall’esperienza e dal continuo confronto con molti clienti e realtà differenti;
• solidità: lo scenario peggiore è trovarsi 6 mesi dopo l’acquisto del software con il fornitore fallito e il programma dismesso, ma anche scoprire che la software house scelta non è in grado di mantenere aggiornato fiscalmente il programma perché sottodimensionata non è certamente piacevole;
• affidabilità: la fiducia è alla base di ogni relazione commerciale come nella vita. Chiediti se il fornitore aggiorna con continuità il software o l’ultimo update risale a 3 anni fa? Le informazioni commerciali e tecniche sono comunicate in modo trasparente sul sito? Il team di sviluppo è reattivo rispetto alle novità fiscali e normative?

Valutazione del prezzo del gestionale

Attenzione, valutare il prezzo non significa “scegliere il prodotto con il prezzo più basso” ma pesare il prezzo in rapporto diretto con le esigenze del tuo business e le caratteristiche / funzionalità che offre il software esaminato.

Scegliere un gestionale solo in base al prezzo spesso porta all’acquisto di una soluzione sottodimensionata o incompleta che presto dovrà essere sostituita moltiplicando i tempi e i costi di adozione.

Allo stesso modo, scegliere a prescindere la soluzione più blasonata e completa conduce frequentemente all’adozione di un software costoso e sproporzionato alle esigenze della tua attività. Un gestionale simile avrà costi d’adozione e di mantenimento alti e verrà sfruttato solo in minima parte rispetto alle reali potenzialità.

Quindi, cosa prendere in considerazione per la valutazione del prezzo?

Innanzitutto è importante valutare la modalità di acquisto e fornitura. Cerchiamo di capire quali sono le principali strade intraprese dalle software house:

• licenza + canone periodico (tipica dei software installabili);
• canone periodico (tipica dei software cloud);
• consulenza e installazione + licenza + canone periodico (tipica dei software più avanzati);
• consulenza e installazione + licenza + canone periodico + interventi e formazione (tipica degli ERP più avanzati);

Queste modalità descrivono la maggioranza dei casi possibili con rare eccezioni quasi tutte legate a soluzioni software di alto profilo dove le voci che compongono il prezzo d’acquisto e mantenimento possono essere numerose.

Forte attenzione dev’essere tenuta quindi nell’analisi delle voci di costo relative a:

• consulenza e analisi prevendita: per i gestionali più complessi e “potenti” è necessaria una analisi particolarmente onerosa che preceda l’installazione;
• installazione del software: i software di gestione aziendali più complicati come gli ERP possono prevedere la necessità di installazioni ad hoc da parte di personale specializzato, spesso su server dedicati, a differenza di gestionali “pronti all’uso” che richiedono una rapida installazione “fai-da-te” da parte del cliente o una semplice iscrizione ad un portale (per le soluzioni cloud);
• formazione del personale:i gestionali più avanzati possono richiedere un periodo di formazione del personale da parte di consulenti della software house;
• interventi d’assistenza: alcune soluzioni gestionali su misura prevedono non solo un canone di assistenza ma anche dei costi una tantum per interventi di supporto specifici (ad es: interventi in loco di specialisti);
• aggiornamenti: alcune software house potrebbero non includere nel canone annuo il diritto agli aggiornamenti del software, potrebbe essere quindi necessario l’acquisto separato di questi.

La Prova del software gestionale

Ogni software house che si rispetti prevede la possibilità di provare gratuitamente i propri programmi gestionali per farsi un’idea di come la soluzione è strutturata e come questa verrà usata nella vita di tutti i giorni.

Un buon metodo per affrontare la prova gratuita in quattro semplici fasi:

1. Comprendere quali sono le tradizionali operazioni quotidiane del tuo business che dovranno essere svolte con il software in questione.
2. Preparare il software per la prova con l’inserimento di dati minimi tali da simulare le operazioni quotidiane, oppure sfruttare i dati degli archivi di esempio se disponibili e significativi per la nostra prova.
3. Test delle singole funzioni del software individuate dall’analisi iniziale.
4. Identificazione e test delle funzionalità aggiuntive più interessanti del software.

CONSIGLIO DELL’ESPERTO:

Durante la fase di test del software gestionale cerca di valutare tutti gli aspetti da quelli funzionali e tecnici, a quelli legati all’usabilità.

Scegli un programma facile da usare, con un’interfaccia intuitiva e che metta a disposizione documentazione, video e altre risorse per la formazione permettendoti una discreta indipendenza nell’auto-apprendimento della soluzione. Aver bisogno ogni 5 clic di un tecnico che ti spieghi cosa fare e cosa significa ciò che vedi potrebbe essere indice che il software che stai provando non è adatto a te.

Controlla che abbia un buon livello di automazione. Velocizzare le operazioni improduttive come fare una fattura o effettuare una movimentazione di magazzino è il primo obiettivo di un gestionale.

Valutare assistenza e supporto al gestionale aziendale

L’ultima, ma non meno importante, analisi da condurre in fase di software selection è senz’altro quella relativa all’assistenza e al supporto al programma gestionale.

In questa fase i punti cardine sono tre:

• Documentazione:
  • manuale: attenzione, spesso i manuali dei software sono solo un elenco di comandi e funzioni senza alcuna spiegazione d’uso, scrutalo attentamente;
  • guide operative: per le funzionalità più avanzate sono a disposizione delle semplici guide operative?
• Supporti alla formazione: il fornitore mette a disposizione contenuti a supporto della formazione iniziale sul software come seminari online, video tutorial o guide dettagliate.
• Servizio di assistenza: quando manuali e guide non bastano avere disposizione degli esperti preparati e disponibili da contattare via web o al telefono è impagabile.

Conclusioni

Come ti sarai reso conto, la ricerca del miglior gestionale è molto più facile ed efficace ponendosi le giuste domande.