La sostituzione dell’ERP non è una passeggiata, oramai è noto a quasi tutti.

Soprattutto se ti è capitato già una volta di partecipare alla sostituzione di un ERP in azienda, con un ruolo da protagonista (key) o da utente finale, sai che il rischio che le cose non vadano bene è elevato.

Di fatto, come nella iconica area vicina a Groom Lake, il numero di incognite è elevato.

Dalla copertura funzionale del sistema che stai per scegliere, all’affidabilità del papabile fornitore, alla condivisione delle mansioni (e delle responsabilità) degli utenti… le aree in cui si annida il rischio di non riuscire, o più semplicemente, di non ottenere il risultato voluto, sono ampie.

In 51 punti ho riassunto le principali zone di interesse e le tematiche che vanno definite, gestite o semplicemente monitorate per un “Go live di successo”.

1 – Fare piena luce sulle aspettative dell’azienda e delle persone: il capitolato.

Questo termine altisonante, “CAPITOLATO”, lo è a pieno merito: di fatto è un documento che dovrebbe riassumere tutte le esigenze, i desideri, le funzioni che il nuovo sistema informativo (o software dipartimentale) dovrebbe soddisfare.
Un tableau de bord, un riassunto, un elenco, magari commentato per esteso di tutto ciò che si desidera:

• per ovviare a quanto manca nella soluzione informativa attualmente adottata;
• per arrivare alla soluzione finale senza dimenticare nulla e considerando le esigenze di tutti;
• per non accontentarsi di una soluzione minimale.

Puoi partire dal Capitolato 1.0 (-> puoi chiedermi il modello cliccando QUI) e, se lo vorrai, arrivare al Capitolato 9.9, che comprende ogni area di interesse e sarà redatto con il massimo livello di dettaglio. Quest’ultimo potrà essere allegato al contratto finale di fornitura che stipulerai con il partner scelto.
Le 2 aree fondamentali del capitolato, ovvero le 2 sezioni in cui è suddiviso e che ti permetteranno di procedere bene verso l’esito finale sono:

1. come siete attualmente organizzati (AS IS) per capire da dove partite;
2. il progetto ideale (TO BE) con descritte le funzionalità e le eventuali modifiche nei processi operativi, i report, i dati e le conversioni, i prerequisiti tecnici e formativi, le integrazioni con altri software e molto altro ancora.

Per il fonitore candidato ad essere il vostro partner per il progetto, il capitolato (meglio se in una versione evoluta, magari proprio la 9.9) sarà utilissimo e fondamentale per:

• trasferirgli la lista completa dei risultati attesi e concordati, con i relativi prerequisi;
• responsabilizzarlo contrattualmente sui risultati attesi evitando la classica situazione in cui i desideri e i vincoli iniziali pattuiti concordemente, una volta acquisito il contratto, possano essere aggirati;
• trasformarlo in reale Partner ProAttivo (cosa che solitamente non accade).

2 – Che cosa si vuole e a cosa si aspira: la definizione degli obiettivi per la sostituzione dell’ERP.

Come disse Lord P.

“Il bisogno, come il desiderio, si palesa davanti a una mancanza.
Non dare per scontato nulla.”

Solitamente il cambio del gestionale è sancito dalle mancanze di quello in uso. Capire bene le mancanze e misurarle ove possibile, è utile per stabilire gli obiettivi di quello nuovo.

Sempre parafrasando l’aforisma sopraccitato, gli obiettivi comprenderanno anche i desideri per le funzionalità del nuovo software: devono essere il più possibile esplicitati e chiari.

Non solo, la nuova soluzione prevederà di gestire nuovi processi (gestionali, informativi, decisionali) o di modificare gli attuali. A sua volta, alcuni ruoli delle persone potranno essere rivisti.

Tutto ciò fa parte degli obiettivi: desideri e conseguenze.

Quanto più sono chiarificati (e scritti nel capitolato), tanto più il viaggio della sostituzione del software avrà una guida sicura, con tappe intermedie.