Per scegliere un ERP o una applicazione verticale è importante definire chiaramente i requisiti prima di avviare il processo di selezione, tecnicamente detto “software selection“.

Di fronte alla volontà di informatizzare un processo, di sostituire l’ERP esistente o di introdurre una applicazione verticale, la strada più semplice e battuta è quella di contattare diversi potenziali fornitori (software house o loro partner) e valutarne offerta. Spesso la scelta dei potenziali fornitori si basa su diversi parametri: prodotti offerti, referenze fornite da contatti di fiducia, vicinanza territoriale etc.

Contattati i fornitori, si svolgono dimostrazioni per valutare i prodotti (spesso più di una per ogni fornitore), si cerca di apprezzare la serietà e la solidità del fornitore e si analizzano le offerte economiche. Segue, di solito, una “scrematura” iniziale e poi una fase negoziale con i candidati rimasti, fino al perfezionamento del contratto di fornitura.

I passaggi che (in estrema sintesi) ho appena descritto sono sensati, anzi necessari, ed in termini tecnici prendono il nome di “software selection”.

Non notate però l’assenza di un passaggio fondamentale?

Acquistare un software (per citarne solo alcuni: una Business Intelligence, un MES, un PDM, fino ad un ERP completo) non è come acquistare un manufatto o un servizio di sorveglianza notturna. In molti casi, acquistare un software significa portare in azienda un “pacchetto” che avrà un largo impatto sull’operatività dell’area in cui verrà introdotto. Nella maggior parte dei casi il software condizionerà il processo, cioè il modo di lavorare, non senza effetti indesiderati. Riportiamo solo alcune delle lamentele tipiche:

• il software “non fa quello che volevamo”
• il software “è rigido e ci condiziona”
• il fornitore “aveva promesso cose diverse”, oppure “non ci supporta adeguatamente”
• “lo abbiamo usato per un po’, poi lo abbiamo abbandonato”

Approfondendone le cause, si nota che molti progetti di implementazione, anche decisamente costosi, falliscono o centrano solo parzialmente l’obiettivo a causa della mancanza di una attenta fase preliminare di definizione di quali siano realmente, e dettagliatamente, le esigenze dell’azienda.

Questo è il “passaggio fondamentale” della software selection: non si può acquistare un mix complesso di prodotto e servizi senza una chiara definizione delle esigenze a cui si vuole dare risposta:

• qual è l’obiettivo del progetto di informatizzazione?
• quali processi coinvolge e come si svolgono questi processi?
• quali funzionalità sono necessarie?
• come dovranno svolgersi i flussi informativi?
• quali sono gli attori coinvolti ed i loro ruoli?
• come si dovrà interfacciare ed integrare con gli altri sistemi informativi?

In pratica si tratta di definire una specifica funzionale completa ed esaustiva. Questa attività è un passaggio fondamentale del processo di software selection. La specifica funzionale deve essere necessariamente inviata ai potenziali fornitori ancor prima di organizzare una dimostrazione, in modo da condividere fin dall’inizio i requisiti a cui il fornitore dovrà rispondere ed ottenere una dimostrazione mirata. La specifica servirà da punto di riferimento per la negoziazione, e con eventuali correzioni sarà parte integrante del contratto di fornitura.

L’esperienza insegna che la redazione di una specifica soddisfacente deve essere svolta da una figura o da un team che abbia competenze non solo tecniche ma anche organizzative, e che sia investito di una missione specifica. Inoltre, la software selection è time consuming e mal si concilia con le mansioni quotidiane del personale.

E’ quindi una scelta sensata ricorrere ad un supporto esterno che affianchi l’azienda nel processo di software selection, per scegliere il fornitore giusto e definire correttamente il contratto. Il consulente può anche occuparsi di seguire l’avanzamento del progetto di implementazione e di tenere monitorato il fornitore rispetto agli obiettivi. Tutto questo va svolto in costante allineamento e collaborazione con le figure aziendali di riferimento (Direzione, Responsabile CED, Process owners e Key users).

Per concludere, la differenza non è segnata da quale prodotto acquistiamo, ma da come acquistiamo e facciamo configurare il prodotto sulla base delle nostre precise esigenze. Talvolta, a seguito di una valutazione attenta, risulta preferibile acquistare un prodotto meno “blasonato” (e quindi meno costoso), ma facilmente configurabile e personalizzabile, e attraverso un fornitore affidabile e ben allineato sugli obiettivi.

Come quando acquistiamo un vestito costoso, possiamo avere risultati deludenti, se la taglia non è quella giusta o se il sarto non ha capito il lavoro da fare.
La software selection ci consente di avere ben chiaro, e comunicare bene, il risultato che vogliamo ottenere.