La scelta dei software da usare in azienda è un passo fondamentale per migliorarne la competitività, la gestione e la produttività.
Quando aiutiamo gli imprenditori a rendere più efficiente la loro impresa consigliamo anche di avere una particolare cura degli strumenti informatici messi a disposizione del personale e del management.
Come si scelgono i programmi migliori? Quali sono i passi che permettono di farlo? Questo processo prende il nome di “Software selection“. Vediamo subito di cosa si tratta.
Software selection: un procedimento da non sottovalutare
La gestione di un’impresa passa anche dall’ informatizzazione dei processi o la sostituzione con sistemi nuovi e aggiornati.
Prima di contattare i fornitori per l’acquisto del software bisogna conoscere quali sono le esigenze dell’organizzazione e quali i programmi che potrebbero veramente incrementare la resa. Acquistare un programma aziendale significa apportare un importante cambiamento sia nel modo di operare che, soprattutto, in quello di ragionare.
Immaginiamo che i dipendenti di un’azienda siano abituati ad avere tanti faldoni e cartelle sulla scrivania. Questo è un modo di lavorare legato al passato, oggi per cambiare veramente e adattarsi è necessario registrare i dati non più sulla carta ma al computer. Non a caso, noi osserviamo che nelle imprese giovani c’è meno carta e più computer, mentre in quelle storiche ancora si fatica ad abbandonare agende, block notes, registri e così via.
Insomma, non è un cambiamento di poco conto: immagina un impiegato con venti anni di esperienza dover lasciare la carta, uno strumento affidabile e tangibile, per usare un programma, di cui sostanzialmente si deve fidare di cui però non conosce bene il funzionamento.
Tutti questi sono gli elementi che concorrono nella scelta del programma e quindi nella software selection. Ma quali sono le fasi che compongono questo processo e come puoi scegliere il software adatto alla tua azienda?
Il processo di selezione dei software: come funziona?
Il primo passo da compiere per scegliere un programma di gestione aziendale è quello di redarre una specifica che individui tutti gli usi e i bisogni dell’azienda, immaginando di avere un software che possa essere utile a tutti gli scopi. Per farlo è necessario è necessario affidarsi ad un responsabile o ad una squadra con competenze organizzative e tecniche, che da una parte conosca il settore e l’organizzazione aziendale, dall’altra sappia quali sono i software che possono risolvere particolari bisogni.
Per elaborare un documento di questo tipo occorre anche ascoltare e osservare attivamente le capacità del personale di adattarsi, mettendo a disposizione con anticipo dei corsi di formazione con una specifica missione: formare un personale vecchio stampo, a digiuno di informatica, comprendere quali sono i livelli di conoscenza del personale e portarli tutti sullo stesso piano, incrementare le conoscenze tecniche di un gruppo di dipendenti che già usano il computer per lavoro, e così via.
Si scegliere poi un fornitore del software, esponendo i bisogni e valutando offerte, referenze, prodotti disponibili, localizzazione geografica, eventuale assistenza tecnica o celerità del servizio clienti.
Il fornitore deve essere anche aggiornato riguardo il percorso formativo ed in base alle informazioni ricevute può elaborare e migliorare l’offerta, implementando nuove funzionalità e proposte nel suo preventivo.
Il prodotto finale dovrà essere configurato in base alle esigenze di ciascun dipendente, in questo modo ogni programma e computer potrà dialogare in modo efficiente migliorando la produttività dell’azienda. Non sempre scegliere il prodotto più costoso significa avere maggiore qualità, perciò è bene assicurarsi di avere un periodo di prova in modo che il software possa essere testato e integrato con tutto il processo aziendale.
Insomma, acquistare un software aziendale è un po’ come comprare un vestito sartoriale: sono necessarie diverse prove prima di ottenere un abito capace di arricchire e valorizzare le forme del corpo. La software selection ti permette di chiarire, individuare e ottenere un software costruito su misura per la tua azienda.
