Perché un Vademecum per la Software Selection?

• Sul mercato esistono migliaia di soluzioni disponibili, sia di software house italiane che internazionali, per cui risulta difficile orientarsi quando si tratta di cambiare il software gestionale.
• Per fornire un aiuto concreto a chi sta cercando o scegliendo una nuova soluzione software gestionale (o ERP), vorremmo suggerire, con questo Vademecum per la Software Selection, un approccio che comprenda tutti i fattori in gioco nella scelta della soluzione più efficiente per le proprie particolarità, dimensioni e cultura.
• Il processo di ricerca e selezione di un nuovo software gestionale (o ERP) sembra semplice ma invece è pieno di insidie e variabili che non sono tutte facili da controllare.
• Si tratta di un momento di fondamentale importanza per l’azienda sia dal punto di vista dell’impegno economico che del tempo e delle energie da investire.
• Per molti si tratta di una “scalata” da affrontare dove, con il passare del tempo, le idee si confondono invece di chiarirsi.
• Il nostro supporto alla Software Selection è completato da alcuni ulteriori servizi utili per un inquadramento di scenario:
• la classifica gestionali erp italiani e internazionali; la classifica software house (entrambe basate sulle visite effettuate su erpselection.it); le recensioni e i “provato per voi” rilasciati dagli utenti che utilizzano i vari software.

 

In cosa consiste la Software Selection?

• La Software Selection è un insieme di attività che consistono nel valutare l’inserimento di un nuovo programma gestionale scelto tra una rosa di opzioni, proposte da diversi produttori/rivenditori di software presenti sul mercato, più o meno in linea con le proprie esigenze aziendali.
• Il fattore principale nella realizzazione di un progetto di successo per un gestionale, è l’analisi iniziale: è importante chiarire i propri obiettivi per conoscere le caratteristiche che dovrebbe avere la soluzione più adatta.
• Una volta comprese a fondo le necessità aziendali che la soluzione dovrà gestire, si ricercano e selezionano i possibili fornitori che potenzialmente propongono la soluzione cercata.

A titolo di esempio, qui illustriamo le FASI che dovrebbero accompagnare un processo di Software Selection:

1. Check-up del sistema informativo: analisi dei requisiti
2. Rilevazione e mappatura dei processi
3. Ricerca e selezione dei potenziali fornitori
4. Gestione del progetto di implementazione

 Check-up del Sistema Informativo: analisi dei requisiti

• La prima attività di un Check-up prevede la formalizzazione dello stato dell’arte del sistema informativo in termini di efficienze ed inefficienze più significative.
• Questo avviene con la compilazione di una check-list attraverso delle interviste ai responsabili di un questionario per macro processi che supporta la formalizzazione di una valutazione del sistema.

Il percorso prevede questi Step:

Step 1

Acquisire con l’ente richiedente il Check-up (direzione, amministrazione, etc etc.) gli elementi necessari per iniziare le attività successive di screening dei processi e pianificare:

• definizione dell’azienda nel suo insieme
• definizione degli enti coinvolti
• adattamento percorso predefinito della Check-list
• pianificazione degli incontri (responsabili, utenti)
• definizione dell’obiettivo e formalizzazione nell’offerta definitiva

Step 2

• Una giornata presso l’azienda per ogni ente coinvolto dove, attraverso le interviste pianificate ai responsabili ed agli utenti, viene compilata la Check-list e, dove necessario, raccolti gli allegati dimostrativi (report, pannelli).

Step 3

• Stesura del documento di formalizzazione come da obiettivi definiti nel punto 1.

Step 4

• Presentazione del documento all’ente richiedente per chiarimenti, valutazioni e validazione.

Rilevazione e mappatura processi

• Una volta svolta la fase di Check-Up, si ottiene un documento fondamentale per non disperdere tempi di analisi e focalizzarsi sugli aspetti significativi.
• L’intervento in questa fase dovrebbe prevedere due livelli:
  • mappatura processi coinvolti o da coinvolgere nel sistema informativo
  • mappatura di tutte le attività processi dell’azienda
• In questo secondo caso ci si orienta a costruire anche un modello di rilevazione delle attività e conseguente revisione organizzativa ove necessario.
• Il risultato finale è un documento che fornisce il miglior dettaglio possibile per supportare e tutelare l’Azienda nella scelta e la validazione di un sistema informativo in termini di capitolato di fornitura.

 Ricerca e selezione dei potenziali fornitori

• Ricerca possibili fornitori e pre valutazione sulla base del documento al punto 2 ed altri vincoli (budget, referenze, etc. etc.)
• Presentazione rosa candidature, pianificazione e supporto alla fase di presentazione applicativi e stesura offerta con particolare attenzione alla definizione degli aspetti progettuali.
• Valutazione finale in termini di ritorno dell’investimento.

Gestione del progetto di implementazione

• Nelle aziende che affrontano la sostituzione del sistema informativo, occorre una figura che coordini le attività interne e dei fornitori.
• Analizzi i processi, verifichi la bontà delle soluzioni, fornisca relazioni puntuali sullo stato dell’arte.
• Il problema principale nelle installazioni di sistemi informativi nelle realtà medie è quello di trovare una figura interna che supporti il cambiamento, dalla fase decisionale al completo avviamento del sistema informativo nel rispetto degli obiettivi prefissati.
• Normalmente, viene incaricata una figura interna che, oltre a dover sobbarcarsi un lavoro in più, spesso non ha le competenze reali necessarie per svolgere l’incarico correttamente.
• Inoltre il coordinatore di tali progetti, deve avere anche competenze organizzative, per affrontare una verifica obbligata della struttura che tenda a ottimizzare i processi, nell’ottica di un miglior utilizzo e resa del sistema informativo stesso.
• Il fallimento di molti avviamenti di sistemi informativi passa attraverso la mancata presenza di un ruolo simile in azienda.
• Ecco che la figura del TEMPORARY IT MANAGER è consigliabile nelle realtà medie e potrebbe risultare la chiave vincente.
• Un ruolo di alto livello definito per il periodo necessario a rendere operativo il progetto con le competenze cross (informatiche, organizzative, di coordinamento) e l’esperienza “sul campo” atte a far in modo che l’investimento dell’azienda raggiunga i suoi obiettivi.

Quali sono gli ERRORI più comuni che si compiono quando si sceglie un Software Gestionale ERP?

• “Ho preso un trampolino per una vasca da bagno”: questo disse una volta un cliente al quale era stato venduto un software sovra-dimensionato, sia come moduli che come progetto di implementazione.
• Come già accennato, la mancanza di un’attenta analisi iniziale rappresenta la prima causa di tanti casi di insuccesso di installazione di un nuovo software aziendale.
• L’esperienza negativa di chi ha affidato la gestione della propria azienda a una soluzione software incompleta o esageratamente rigida per i propri processi aziendali si traduce inoltre in frustrazione.
• Sia gli operatori che i manager aziendali si convinceranno che l’investimento informatico non abbia apportato nessun beneficio alla propria organizzazione.
• Un altro ostacolo all’introduzione di una nuova soluzione software in azienda è rappresentato dalla resistenza al cambiamento: il suggerimento è quello di rassicurare il personale interno e introdurre il cambiamento coinvolgendolo gradualmente per passi.
• Facciamo attenzione ai costi, oltre che al prezzo: abbiamo veramente verificato tutte le nostre esigenze attuali e future? Abbiamo messo in conto le personalizzazioni basilari? Dedicheremo il tempo necessario alla formazione nonché all’avviamento sul campo delle nuove procedure? Ci siamo preoccupati di conoscere i piani di manutenzione evolutiva del software da introdurre?
• Un prezzo troppo basso o troppo alto all’interno di un mercato competitivo come quello ICT, significa solitamente un programma con poche funzioni, molti errori e scarso supporto di assistenza oppure sovradimensionato rispetto alle necessità e ai budget aziendali.
• Non scegliere mai a scatola chiusa: chiediamo sempre una dimostrazione o meglio ancora una visita a una referenza importante o una prova del prodotto per rendersi conto dell’effettivo utilizzo, e verificarne il funzionamento rispetto alle procedure di lavoro più critiche.

 

Quali CARATTERISTICHE dovrebbe avere un Software Gestionale o ERP?

• La prima caratteristica da analizzare molto attentamente è la copertura applicativa di un software gestionale la quale può coprire alcune o tutte queste funzioni elencate a titolo di esempio:

Generali

• Strumento di import-export dati
• Schedulatore di funzione
• Editor di applicazioni
• Editor di report
• Gestione allegati
• Multi fiscalità (Internazionale)
• Multi lingua
• Multi azienda
• Gestione Work flow
• Gestione intercompany

Contabilità e Finanza

• App mobile
• Bilancio consolidato
• Gestione Banche
• Gestione cespiti
• Contabilità Clienti
• Contabilità Fornitori
• Piano dei conti livelli infiniti

Controllo di Gestione

• App mobile
• Budget patrimoniale
• Budget economico
• Break even point
• Rendiconto finanziario
• Bilanci settoriali (divisione, filiale, linea di produzione, etc)
• Forecast
• Analisi di bilancio
• Contabilità costi prodotto
• Controllo progetti
• Controllo ordini
• Centri di ricavo
• Centri di costo

Gestione Tesoreria

• App mobile
• Riconciliazione Remote Banking
• Cash flow
• Gestione Tesoreria
• Gestione Investimenti finanziari
• Gestione fondi

Ciclo attivo vendite

• App mobile
• Fatturazione riepilogativa
• Gestione conto lavoro cliente
• Portale web clienti
• Gestione trasporti
• Gestione contratti
• Configuratore commerciale

Ciclo passivo e materiali

• App mobile
• Gestione conto lavoro fornitore
• Portale web fornitori
• Controllo qualità
• Controllo fatture fornitori

Magazzino e logistica

• App mobile
• Gestione ubicazioni
• Piani di spedizione
• Gestione packing list
• Gestione picking list
• Gestione stock
• Gestione scorte
• Gestione multipla unità di misura
• Gestione multideposito
• Gestione matricole
• Gestione Lotti

Produzione

• App mobile
• DB a livelli infiniti
• MRP 2
• MRP
• MPS
• Configuratore prodotto
• Monitoraggio costi produzione
• Monitoraggio avanzamento
• Cicli di lavoro
• Fasi di lavoro

Gestione progetti – commesse

• App mobile
• Gestione manodopera
• Fatturazione SAL
• Confronto preventivo/consuntivo
• Cash flow di progetto/commessa
• Avanzamento commessa

 

Poi il Software Gestionale o ERP dovrà contemplare anche altre caratteristiche e funzioni rispetto agli obiettivi aziendali, quali:

Scalabilità:

• Il software che consente la sua estensione con ulteriori capacità e funzionalità nel caso di necessità future. Un sistema è scalabile quando è possibile aggiungere ulteriori funzionalità senza doverne modificare le caratteristiche fondamentali.

Integrabilità:

• L’integrazione degli applicativi è un insieme di tecniche attraverso le quali è possibile mettere in comunicazione molteplici tipologie di software… un componente centrale che orchestri e coordini un insieme di servizi e informazioni provenienti da diverse fonti e diretti ad altre destinazioni (applicativi o utenti).

Web-based:

• Per software Web-based si intende un programma in cui tutte le funzioni sono accessibili tramite un normale web-browser come Firefox, Chrome o Explorer.

Cloud computing:

• Il Cloud computing può portare grandi vantaggi in termini di risparmio e di efficienza e, su una più alta scala di valore, offrire l’opportunità di innovare prodotti e servizi, tramite modelli scalabili e misurabili che si prestano allo sviluppo di nuovi business.

Verticalizzazione:

• Gli applicativi verticali (software verticale o soluzione verticale), sono dei software applicativi che rispondono alle specifiche esigenze di un singolo mercato o di un mercato strettamente definito, e quindi dedicata specificatamente ad un determinato settore manifatturiero o dei servizi.

Internazionalizzazione:

• Internazionalizzarsi, per un’impresa, equivale a divenire in qualche modo “internazionale” e dunque a intessere rapporti con imprese, consumatori e istituzioni operanti sui mercati esteri.

IOT applications:

• I settori più interessati da applicazioni di IoT sono la Smart Home, lo Smart Building, la Smart City e la Smart Mobility, ma anche, e da molto tempo, lo Smart Manufacturing.

User Experience:

• User Experience o UX è un termine utilizzato per definire la relazione tra una persona e un prodotto e un sistema… La UX quindi parte dai comportamenti dell’utente e dai suoi bisogni, da ciò che apprezza, quali capacità e limiti possiede.

Reporting System:

• I sistemi di reportistica hanno favorito la nascita di una categoria di prodotti per la rete informatica aziendale fino a divenire strumenti integrati con quelli propri della Business Intelligence e convergendo verso vere e proprie piattaforme di automazione aziendale.

Data Import/Export:

• Possibilità di trasferire dati da un’applicazione a un’altra, oppure salvarli in un formato leggibile da altri programmi: un data-base, un documento in formato testo, etc.

Data Security Program:

• Il data security program è lo strumento che le organizzazioni dovrebbero allestire e pianificare per la gestione della sicurezza del dato e, più in generale, dell’informazione che ha valore per l’azienda.

Quanto influisce la scelta del PARTNER?

• In ultimo, ma non meno importante, la scelta del Partner: un ottimo software gestionale aziendale gestito da un Partner non affidabile, sarà un insuccesso. Il Partner deve mostrare di essere preparato, puntuale, esperto, metodico, e dare garanzia di continuità in futuro.
• Esperienza, specializzazione, presenza e referenze valide sono sicuramente un elemento chiave per selezionare il fornitore ideale. Nessuno risulterà perfetto, ma sicuramente raccogliendo più elementi sarà possibile farsi un giudizio, che è sempre la sintesi di una serie di segni.
• Verifichiamo pertanto di persona la validità di una soluzione, chiedendo all’azienda le referenze di aziende simili alla nostra che hanno adottato la stessa soluzione gestionale.
• Cerchiamo recensioni e case-study per confrontarci con le opinioni di altri utenti.
• La presenza di un valido servizio di post-vendita è un altro tassello per costruire il rapporto di fiducia nei confronti del Partner preso in esame, come la possibilità di ricevere ulteriore formazione e assistenza sistemistica specializzata.

Cosa possiamo fare noi di ERPSelection?

• Al termine di questo Vademecum per la Software Selection vorremmo parlare del servizio GRATUITO di Software Selection da noi fornito che si avvale della competenza acquisita in numerose esperienze di gestione progetti in ambito IT nelle più disparate tipologie di aziende.
• Questo avviene con la compilazione di una check-list attraverso un’intervista al responsabile aziendale con un questionario per macro processi, che termina con la formalizzazione di una Software Selection per il nuovo sistema ricercato.

Il percorso predefinito prevede queste attività:

1. Intervista al Responsabile del Cliente: stato dell’arte del sistema informativo, definizione degli obiettivi e delle esigenze nel loro insieme;
2. Stesura del documento di Software Selection come da obiettivi definiti;
3. Presentazione ai potenziali Partner che trattano i software gestionali più usati e che si potranno candidare alla Software Selection e che si interfacceranno direttamente con il Cliente, per continuare con gli ulteriori approfondimenti.

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CLASSIFICHE dei Software Gestionali e delle Software House

• Ogni mese ERPSelection raccoglie le opinioni e l’interesse di chi usa Software Gestionale e ERP in Azienda.
• Gli Utenti possono ricercare fra tutti i migliori Software Gestionali venduti e tutte le migliori Software House che operano in Italia.
• ERPSelection presenta la Classifica dei Software Gestionali e delle Software House italiane e internazionali più cliccate e ricercate su erpselection.it

Recensioni e “Provato per Voi”

• Le Recensioni e le valutazioni sono frutto dell’esperienza dell’utente, ne rappresentano l’opinione sincera, non viziate da relazioni personali o professionali con la software house.
• I Selectors sono l’anima e motore di erpselection.it; i Selectors sono una comunità di utenti che, quotidianamente, usano ed impiegano un software gestionale nella loro vita lavorativa. I Selectors prestano 2 minuti del loro tempo per consigliare dei colleghi, per esprimere un parere tecnologico, per condividere la propria esperienza di fronte un monitor.
• Con la scheda: “Provato per Voi” si vuole invece approfondire ulteriormente l’utilizzo di un determinato software gestionale, con il contributo di un esperto certificato che ne dà un’opinione e una valutazione dettagliata.